メールをアーカイブすることで、受信トレイがすっきりして、必要なメールを見つけやすくなります。
しかし、アーカイブの設定方法や使い方がよく分からないという方も多いのではないでしょうか。
この記事では、OutlookとOffice365をお使いの方に向けて、メールのアーカイブ方法を丁寧に解説していきます。
アーカイブのメリットから、具体的な手順、アーカイブしたメールの検索・閲覧方法、元に戻す方法、さらには注意点やよくある質問までカバーしていますので、この記事を読めば、メールアーカイブについて理解が深まり、効率的にメール管理ができるようになるでしょう。
OutlookとOffice365でメールをアーカイブする方法
OutlookやOffice365でメールをアーカイブすることで、受信トレイをすっきりと整理できます。
アーカイブしたメールは、必要な時にいつでも取り出せるので便利ですね。
メールをアーカイブするには、まずOutlookのリボンメニューから「アーカイブ」ボタンをクリックします。
すると、アーカイブするメールを選択する画面が表示されます。
アーカイブしたいメールを選んで、「アーカイブ」をクリックすれば完了です。
アーカイブしたメールを確認するには、Outlookの左側にある「アーカイブ」フォルダをクリックしてください。
アーカイブしたメールが一覧で表示されます。
メールを開きたい場合は、そのメールをダブルクリックすれば、通常のメールと同じように閲覧できます。
私も以前は受信トレイがメールであふれかえっていましたが、アーカイブ機能を使うようになってからは、スッキリと整理できるようになりました。
重要なメールは受信トレイに残しておき、それ以外はアーカイブするようにしています。
おかげで、重要なメールを見落とすことがなくなりましたよ。
みなさんも、ぜひアーカイブ機能を活用して、メールを上手に管理してみてくださいね。
アーカイブとは？メールをアーカイブするメリット
アーカイブとは、メールを保管しておく機能のことです。
受信トレイから消えるだけで、メールそのものが削除されるわけではありません。
アーカイブしたメールは、いつでも検索して取り出すことができるのです。
例えば、プロジェクトに関するメールのやり取りを全てアーカイブしておけば、後から内容を確認したい時に簡単に見つけ出せます。
受信トレイがごちゃごちゃせずに済むのも嬉しいポイントですね。
以前、重要なメールを誤って削除してしまい、あわてて復元したことがあります。
もしアーカイブしていれば、そんな心配もなかったはずです。
アーカイブ機能を使えば、メールを整理整頓できるだけでなく、ストレージの容量を節約することもできます。
受信トレイに大量のメールがたまると、メールサーバーの負荷が高くなってしまいますからね。
メールをアーカイブする習慣をつけておくと、仕事の効率アップにもつながります。
受信トレイを常にクリーンな状態に保ち、必要な情報はいつでも取り出せる。
これこそが、メールアーカイブの最大のメリットだと言えるでしょう。
Outlookでメールをアーカイブする手順
Outlookでメールをアーカイブするのは簡単ですよ。
まずは、アーカイブしたいメールを選択します。
複数のメールをまとめてアーカイブすることもできますね。
次に、リボンメニューから「アーカイブ」ボタンをクリックします。
これだけでメールがアーカイブフォルダに移動します。
アーカイブしたメールを確認するには、フォルダ一覧から「アーカイブ」フォルダを選択します。
アーカイブしたメールがすべて表示されるので、必要に応じて閲覧や返信ができます。
例えば、重要なメールをアーカイブしておけば、後から簡単に見つけ出すことができるんです。
私も以前、大切なメールを見失ってしまったことがありました。
でも、アーカイブ機能を使うようになってからは、そんな心配はなくなりましたよ。
受信トレイがすっきりして、メールの管理がとてもラクになりました。
みなさんも、ぜひOutlookのアーカイブ機能を活用してみてくださいね。
きっと、メール管理の悩みが解消されるはずです。
Office365でメールをアーカイブする手順
Office365でメールをアーカイブするには、まずOutlook on the webにログインします。
メールボックスを開いたら、アーカイブしたいメールを選択します。
例えば、1年以上前の古いメールや、重要ではないけれど削除したくないメールなどがアーカイブの対象になるでしょう。
選択したメールを右クリックし、「アーカイブ」を選択します。
すると、そのメールがアーカイブフォルダに移動します。
アーカイブフォルダは、受信トレイの下にある「その他」セクションに表示されます。
アーカイブしたメールを見るには、アーカイブフォルダをクリックします。
アーカイブフォルダ内でも、通常のメールボックスと同じように、メールを検索したり、フォルダを作成したりできます。
私も以前、メールボックスがいっぱいになってしまい、困ったことがありました。
そんな時、Office365のアーカイブ機能を使ってみたところ、とても便利だと感じました。
アーカイブしたメールは、必要な時にすぐに取り出せるので、安心して整理できます。
Office365のアーカイブ機能を使えば、メールボックスを整理整頓し、必要なメールだけを受信トレイに残すことができます。
ぜひ、みなさんもアーカイブ機能を活用して、快適なメール管理を実現してみてください。
アーカイブしたメールを検索・閲覧する方法
アーカイブしたメールを探す際は、Outlookの検索機能を活用するのが便利です。
画面上部の検索ボックスにキーワードを入力すれば、アーカイブフォルダ内のメールも一緒に検索してくれます。
例えば、「プロジェクトA」と入力すれば、件名や本文にその言葉を含むメールがすべて表示されるので、目的のメールを見つけやすくなります。
また、アーカイブフォルダを直接開いて中のメールを閲覧することもできます。
Outlookの左側にあるフォルダ一覧から「アーカイブ」を選択すれば、そのフォルダ内のメールが一覧で表示されます。
私の場合、1年以上前のメールを確認する際によくこの方法を使っています。
フォルダ内のメールは受信日時順に並んでいるので、だいたいの時期が分かっている場合は探しやすいですよ。
もしアーカイブフォルダ内に多くのメールがある場合は、フォルダ内の検索機能を使うのも一つの手です。
フォルダを開いた状態で、画面上部の検索ボックスを使えば、そのフォルダ内に限定した検索ができます。
これで、アーカイブした大量のメールの中から、必要なものを効率的に見つけ出せるはずです。
アーカイブメールを元に戻す方法
アーカイブしたメールを元に戻したい場合は、以下の手順で行うことができます。
まず、Outlookを開き、左側のナビゲーションペインから「アーカイブ」フォルダを選択します。
アーカイブフォルダ内で、元に戻したいメールを探します。
見つけたら、そのメールを右クリックして「移動」を選択し、移動先のフォルダを指定します。
例えば、受信トレイに戻したい場合は「受信トレイ」を選択します。
これで、アーカイブしたメールが元の場所に戻ります。
アーカイブフォルダ内のメールを検索する際は、フォルダ上部の検索ボックスを使うと便利です。
送信者名やメールの件名などのキーワードを入力して検索すれば、目的のメールがすぐに見つかります。
私も以前、大切なメールをうっかりアーカイブしてしまい、慌てて元に戻したことがあります。
この方法を使えば、簡単にアーカイブメールを元の場所に戻すことができるので、ぜひ試してみてください。
アーカイブ機能は便利ですが、使い方を理解しておくことが大切ですね。
メールアーカイブの注意点とよくある質問
メールアーカイブを設定する際は、いくつか注意点があります。
まず、アーカイブ対象のメールボックスを慎重に選択しましょう。
重要なメールが誤ってアーカイブされないよう、フォルダ構成をよく確認することをおすすめします。
例えば、「重要」や「プロジェクト」などの特定のフォルダは除外しておくと良いでしょう。
次に、アーカイブの保存期間を適切に設定することも大切です。
法的な保存義務がある場合は、その期間に合わせる必要があります。
でも、そうでない場合は、組織のポリシーに従って、適度な期間を設定しましょう。
私の経験では、1年から3年程度が一般的ですね。
よくある質問としては、「アーカイブしたメールは検索できるの？」というものがあります。
ご安心ください。
OutlookやOffice365では、アーカイブしたメールも通常のメールと同じように検索可能です。
また、「アーカイブしたメールを元に戻せるの？」という質問もよく聞きます。
これも、アーカイブ設定で「削除済みアイテム」フォルダに一定期間保持するオプションを選べば、簡単に元に戻せますよ。
メールアーカイブは、適切に設定・運用すれば、メールボックスの容量を効率的に管理できる便利な機能です。
ぜひ活用してみてくださいね。
この記事のまとめ
いかがでしたか？この記事では、OutlookとOffice365でのメールアーカイブの設定と使い方について紹介しました。
メールアーカイブは、受信トレイを整理し、大切なメールを保管するのに便利な機能です。
Outlookでは「アーカイブ」ボタンを使い、Office365では「アーカイブ」フォルダに移動させることで、簡単にメールをアーカイブできます。
アーカイブしたメールは、検索機能を使って素早く見つけることができ、必要に応じて元に戻すこともできます。
メールアーカイブを上手に活用して、快適なメール管理を実現しましょう。
コメント